Expédier correctement les échantillons

• Préalablement à l’envoi d’échantillons
  • Prévenir le laboratoire de l’envoi du colis par téléphone, mail ou fax.
  • S’assurer que la demande corresponde bien au domaine de compétence du laboratoire.
  • Dans le cas d'envois en nombre ou répétitifs, s’assurer que le laboratoire peut prendre en charge les analyses.
  • Informer le laboratoire des risques que pourraient occasionner la manipulation des échantillons. A réception, en cas de suspicion, le laboratoire se réserve le droit de refuser les échantillons.
  • Pour des envois hors du pays, prévoir l’envoi bien à l’avance de façon à respecter les dispositions imposées par la réglementation du pays de réception.

• Le colis
  • Les numéros d'identification des échantillons indiqués sur les emballages doivent être lisibles sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir les emballages et correspondre à ceux figurant sur les fiches de demande d'analyses.
  • Faire en sorte qu’aucune contamination croisée entre les échantillons ou contamination de l’environnement ne soit possible et que les colis arrivent en bon état au laboratoire.
  • Ne pas mettre les fiches de demande d'analyse et/ou les fiches de renseignements à l'intérieur du coli. Celles-ci doivent être déposées dans une enveloppe scotchée visiblement sur l'emballage du colis. Ainsi elles sont protégées de toute souillure et le laboratoire peut prendre connaissance du contenu sans ouverture.

• L’envoi du colis

Les échantillons peuvent être adressés au laboratoire de diverses manières :

• Dépôt directement au laboratoire : une fiche de demande d'analyse doit être remplie à l’accueil et les échantillons conditionnés dans un emballage hermétique.
• Envoi conditionné : 
  • Les échantillons susceptibles de se dégrader rapidement et pour lesquels une analyse est urgente, devront être envoyés par transport rapide (inférieur ou égal à 2 jours). 
  • Eviter l'expédition en fin de semaine ou les veilles de jours fériés. Les échantillons devront être expédiés de façon à ce qu’ils puissent être réceptionnés de préférence en début de semaine (au plus tard le jeudi), pour pouvoir être traités dans les meilleurs délais. 
  • Les échantillons d’eau et d’effluents liquides doivent être acheminés dans un délai maximum de 24 heures si la filtration est impossible sur le lieu de prélèvement.
  • En cas de dépassement du délai recommandé, les résultats pourront être assortis de réserves.
  • Si les échantillons ne sont pas envoyés le jour même, ils doivent être conservés au froid avant l'envoi (aux environs de 4°C).
  • Pour les envois hors du pays, il est recommandé de se renseigner auprès des services postaux sur les délais, le planning des vols, les exigences du pays destination.

En cas de doute sur la bonne réception, un appel téléphonique auprès du laboratoire permet de s’assurer de la réception des échantillons par celui-ci.